Mẫu nhãn nộp kèm đơn phải thể hiện đúng và đủ dấu hiệu bạn muốn bảo hộ, rõ nét, nằm gọn trong khuôn kích thước mà hướng dẫn hiện hành quy định, không kèm chữ chú thích, viền, nền hay chi tiết trang trí không thuộc nhãn. Mẫu dán trên tờ khai và các mẫu kèm theo phải giống hệt nhau. Nộp trực tuyến thì tệp ảnh phải đạt định dạng và dung lượng cổng nộp đơn chấp nhận.
Nhiều người coi mẫu nhãn như ảnh minh hoạ cho đơn, nên gửi ảnh chụp bao bì, ảnh logo trên biển hiệu, thậm chí ảnh chụp màn hình. Thực ra mẫu nhãn là chính đối tượng bảo hộ. Văn bằng sau này in đúng mẫu đó; tranh chấp sau này cũng so sánh đúng mẫu đó. Một mẫu mờ, lẫn chi tiết thừa là tự thu hẹp quyền của mình ngay từ đầu.
Chọn phiên bản nào của logo để làm mẫu
Một thương hiệu thường có vài phiên bản: logo đầy đủ có chữ và hình, logo rút gọn chỉ có hình, phiên bản chữ nằm ngang, phiên bản chữ xếp dọc, phiên bản có thêm khẩu hiệu. Mỗi phiên bản khác nhau đáng kể là một nhãn. Câu hỏi đầu tiên không phải là "mẫu phải bao nhiêu xăng-ti-mét" mà là "đơn này bảo hộ phiên bản nào".
Với ngân sách hạn chế, nhiều người chọn nộp phần chữ riêng ở dạng chữ thường, không kiểu dáng đặc biệt. Cách này cho phạm vi bảo hộ khá rộng với phần tên, vì không bị gắn với một kiểu chữ hay màu cụ thể. Nếu phần hình là yếu tố khách hàng nhận diện, có thể nộp thêm một đơn cho phiên bản kết hợp hoặc phần hình riêng. Cân nhắc nộp mấy đơn, ưu tiên phiên bản nào là chuyện chiến lược, có bài riêng ở trang khác; ở đây chỉ nhấn mạnh: mỗi đơn một mẫu, và mẫu đó phải là phiên bản bạn thật sự dùng hoặc sẽ dùng.
Không nên ghép nhiều phiên bản vào cùng một mẫu, ví dụ đặt logo ngang và logo dọc cạnh nhau trong một khung. Chuyên viên sẽ coi đó là một dấu hiệu gồm cả hai, hoặc yêu cầu chọn một. Cả hai cách đều không phải điều bạn muốn.
Những yêu cầu chung về trình bày mẫu nhãn
Chi tiết con số về khuôn kích thước, số mẫu kèm theo và thông số tệp ảnh có thể được cập nhật trong văn bản hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ. Bạn đối chiếu bản đang áp dụng trước khi in hoặc xuất tệp. Các yêu cầu sau đây là nguyên tắc ổn định:
- Mẫu thể hiện rõ từng thành phần của nhãn, kể cả nét nhỏ nhất, khi in ra hoặc xem ở cỡ thật.
- Mẫu nằm trong khuôn kích thước quy định; thành phần nhỏ nhất vẫn phải đọc được, thành phần lớn nhất không vượt khuôn.
- Mẫu dán trên tờ khai và các mẫu nộp kèm giống hệt nhau về hình, chữ, tỷ lệ và màu.
- Không đặt mẫu trên nền ảnh chụp, không có bóng đổ do chụp, không có viền khung trừ khi viền là một phần của nhãn.
- Không chen chữ ghi chú, mũi tên, mã màu, tên người thiết kế vào trong mẫu.
- Nhãn màu thì in màu đúng như yêu cầu bảo hộ; nhãn đen trắng thì chỉ có đen trắng, không xám mờ ngoài ý muốn.
- Nộp trực tuyến thì tệp ảnh đúng định dạng, độ phân giải và dung lượng mà cổng nộp đơn chấp nhận.
Với nhãn chữ thuần, nhiều người nghĩ không cần mẫu vì "chữ thì ai cũng gõ được". Vẫn cần mẫu, và mẫu chữ nên được trình bày bằng kiểu chữ thông dụng nếu bạn muốn bảo hộ phần chữ không gắn với kiểu dáng.
Lỗi mẫu nhãn hay gặp và cách sửa
Đây là những lỗi thường khiến đơn nhận thông báo ở giai đoạn thẩm định hình thức hoặc khiến phạm vi bảo hộ hẹp hơn mong muốn.
| Lỗi | Vì sao có vấn đề | Cách sửa |
|---|---|---|
| Dùng ảnh chụp bao bì làm mẫu | Mẫu lẫn tên sản phẩm, thông tin bắt buộc trên nhãn hàng hoá, nền ảnh | Xuất mẫu từ tệp thiết kế gốc, chỉ giữ phần nhãn hiệu |
| Mẫu bị vỡ nét khi phóng | Chi tiết nhỏ không xác định được hình dạng | Dùng tệp vector hoặc ảnh độ phân giải cao, kiểm tra ở cỡ in thật |
| Mẫu trên tờ khai khác mẫu kèm theo | Không xác định được đâu là nhãn yêu cầu bảo hộ | Xuất tất cả từ cùng một tệp, in cùng một lần |
| Có chữ "logo chính thức" hoặc mã màu cạnh mẫu | Phần chữ đó bị hiểu là một phần nhãn | Bỏ mọi ghi chú ra khỏi mẫu, ghi thông tin màu ở mục màu sắc |
| Ghép hai phiên bản vào một mẫu | Một đơn chỉ cho một nhãn | Tách thành hai đơn hoặc chọn một phiên bản |
| Nền màu che mất nét chữ | Đọc không ra thành phần chữ | Đổi sang nền trắng nếu nền không phải là một phần nhãn |
Ví dụ giả định: một quán cà phê ở Hải Phòng nộp mẫu là ảnh chụp cốc mang logo. Mẫu có bóng ly, có nền bàn gỗ và đường cong của thành cốc làm méo chữ. Cục yêu cầu nộp lại mẫu. Lẽ ra chỉ cần xuất logo phẳng từ tệp thiết kế là xong ngay từ đầu.
Mẫu nhãn chữ có dấu, chữ cách điệu và chữ viết tay
Tiếng Việt có dấu thanh và dấu mũ. Khi thiết kế cách điệu, nhà thiết kế đôi khi bỏ dấu, đổi vị trí dấu hoặc biến dấu thành hình trang trí. Nếu bạn muốn nhãn được đọc là một từ cụ thể, dấu phải nhìn ra được là dấu. Phần mô tả trong tờ khai sẽ ghi cách đọc, nhưng mẫu là thứ người khác nhìn vào, nên đừng để mẫu và mô tả nói hai chuyện khác nhau.
Chữ cách điệu mạnh đến mức khó đọc có hai mặt. Mặt tốt là hình dáng riêng có thể làm tăng khả năng phân biệt. Mặt rủi ro là chuyên viên và người tiêu dùng có thể đọc ra một từ khác với từ bạn định, và việc so sánh với nhãn khác sẽ dựa trên cách đọc đó. Khi nhãn có chữ khó đọc, ghi rõ cách đọc trong phần mô tả là việc gần như bắt buộc.
Với chữ viết tay hoặc chữ ký làm nhãn, bạn cần bản sạch, nét đều, scan hoặc vẽ lại bằng công cụ thiết kế. Nếu chữ ký là tên một người cụ thể khác với chủ đơn, cần cân nhắc vấn đề quyền nhân thân và sự đồng ý của người đó.
Mẫu nhãn khi nộp trực tuyến
Tệp ảnh là mẫu nhãn. Khi nộp qua cổng của Cục, tệp ảnh bạn tải lên đóng vai trò như mẫu dán trên tờ khai giấy. Tệp bị nén mạnh, lẫn nhiễu là mẫu kém chất lượng, dù bản gốc trong máy bạn rất đẹp.
Kiểm tra sau khi tải lên. Xem bản xem trước mà hệ thống hiển thị, phóng to để kiểm tra nét. Một số hệ thống tự thu nhỏ ảnh; nếu chi tiết bị mất, cần chuẩn bị lại tệp cho phù hợp.
Nền trong suốt cần cẩn thận. Ảnh nền trong suốt có thể hiển thị thành nền đen ở một số trình xem, làm chữ đen biến mất. An toàn hơn là xuất ảnh nền trắng đặc.
Giữ nguyên tệp đã nộp. Lưu đúng tệp đã tải lên, đặt tên rõ ràng kèm số đơn. Khi sửa đổi mẫu hay đối chiếu sau này, bạn cần chính tệp đó chứ không phải bản thiết kế đã chỉnh sau.
Quy trình chuẩn bị bộ tệp mẫu nhãn cho một cơ sở nhỏ
Không cần phần mềm đắt tiền, chỉ cần làm có thứ tự. Quy trình dưới đây dành cho chủ cơ sở tự chuẩn bị, có hay không có nhà thiết kế bên cạnh.
- Xin nhà thiết kế tệp gốc dạng vector của đúng phiên bản sẽ nộp; nếu tự thiết kế, lưu một tệp riêng chỉ chứa phiên bản đó.
- Xoá mọi lớp phụ trong tệp: đường gióng, ghi chú, mã màu, khung minh hoạ, ảnh nền giả lập bao bì.
- Xuất hai bản: một bản để in dán vào tờ khai giấy, một bản ảnh nền trắng đặc để tải lên cổng trực tuyến.
- In thử ở cỡ thật trên giấy trắng, kiểm tra nét nhỏ nhất bằng mắt thường ở khoảng cách đọc bình thường.
- So mẫu in với phần mô tả và mục màu sắc đã viết trong tờ khai, sửa chỗ nào lệch.
- Đặt tên tệp theo quy ước dễ tìm, ví dụ tên nhãn kèm ngày nộp, lưu chung thư mục với bản tờ khai đã ký.
- Khi có số đơn, đổi tên thư mục kèm số đơn để mọi người trong công ty tìm đúng bộ hồ sơ.
Bảy bước này mất chừng một buổi. Đổi lại, bạn có một bộ mẫu dùng được cho cả đơn trong nước lẫn hồ sơ nộp ra nước ngoài sau này, không phải đi xin lại tệp từ nhà thiết kế cũ khi họ đã chuyển việc.
Sau khi nộp, mẫu nhãn còn sửa được không
Sửa mẫu nhãn sau khi nộp là một trong những sửa đổi bị giới hạn chặt nhất. Nguyên tắc chung là sửa đổi không được làm thay đổi bản chất của nhãn hiệu, tức là chỉ những chỉnh sửa nhỏ, không làm thay đổi đáng kể dấu hiệu, mới có khả năng được chấp nhận. Bỏ bớt một thành phần mô tả như chữ chỉ tên hàng hoá thường dễ được chấp nhận hơn là thêm một hình mới vào nhãn.
Nếu thương hiệu đã đổi logo đáng kể so với mẫu trong đơn, cách đúng thường là nộp đơn mới cho logo mới, còn đơn cũ hoặc giữ, hoặc để tự hết theo nhu cầu. Đơn mới có ngày nộp mới, đó là cái giá của việc nộp khi thiết kế chưa chốt.
Bài học rút ra rất đơn giản: thời gian bỏ ra để chốt mẫu trước khi nộp luôn rẻ hơn thời gian xử lý sau. Hãy in mẫu ra giấy ở cỡ thật, dán lên tờ khai, đưa cho một người chưa từng thấy thương hiệu nhìn và đọc to. Họ đọc đúng, nhìn rõ, không thắc mắc phần nào là nhãn phần nào là ghi chú, thì mẫu đó đã sẵn sàng.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu nhãn có cần do nhà thiết kế chuyên nghiệp làm không?
Không bắt buộc. Điều cần là mẫu rõ nét, đúng phiên bản muốn bảo hộ và đạt quy cách trình bày. Tuy vậy, có tệp thiết kế gốc giúp bạn xuất mẫu sạch, đúng tỷ lệ và dùng lại được cho nhiều đơn.
Có được nộp mẫu nhãn là ảnh chụp sản phẩm không?
Không nên. Ảnh chụp bao bì thường lẫn thông tin nhãn hàng hoá, nền và bóng, khiến không xác định được đâu là nhãn hiệu. Mẫu nên được xuất phẳng từ tệp thiết kế, chỉ gồm phần dấu hiệu yêu cầu bảo hộ.
Kích thước mẫu nhãn bao nhiêu là đúng?
Khuôn kích thước tối đa và tối thiểu được quy định trong văn bản hướng dẫn hiện hành về đơn đăng ký nhãn hiệu. Bạn đối chiếu bản đang áp dụng trên trang của Cục Sở hữu trí tuệ, vì con số có thể được điều chỉnh khi hướng dẫn thay đổi.
Nhãn chữ có cần mẫu nhãn không?
Có. Mọi đơn đều cần mẫu, kể cả nhãn chỉ gồm chữ. Nếu muốn bảo hộ phần chữ không gắn với kiểu dáng, nên trình bày mẫu bằng kiểu chữ thông dụng, không cách điệu, không màu đặc biệt.
Logo có khẩu hiệu bên dưới thì nộp chung hay tách?
Tuỳ cách bạn dùng. Nếu khẩu hiệu không phải lúc nào cũng đi kèm logo, nộp chung sẽ làm mẫu không khớp với cách dùng thật. Nhiều chủ nhãn chọn nộp logo một đơn và khẩu hiệu một đơn riêng nếu khẩu hiệu có khả năng phân biệt.
Mẫu nộp trực tuyến bị mờ thì xử lý thế nào?
Nếu phát hiện trước khi nộp, tải lại tệp chất lượng tốt hơn. Nếu đã nộp, chờ thông báo của Cục hoặc chủ động nộp yêu cầu sửa đổi với mẫu rõ hơn, miễn là mẫu mới giống hệt về nội dung và không thay đổi bản chất nhãn.