Tờ khai đăng ký nhãn hiệu gồm một chuỗi mục cố định: thông tin chủ đơn, đại diện (nếu có), mẫu nhãn và phần mô tả, màu sắc yêu cầu bảo hộ, loại nhãn, danh mục hàng hoá – dịch vụ, yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, phí – lệ phí, danh sách tài liệu kèm theo và chữ ký. Mỗi mục có một cái bẫy riêng, và phần lớn đơn bị yêu cầu sửa ở giai đoạn thẩm định hình thức không phải vì nhãn kém mà vì một ô ghi sai, ghi thiếu hoặc mâu thuẫn với ô khác.
Bài này đi qua tờ khai theo đúng thứ tự bạn sẽ gặp khi cầm mẫu in hoặc mở biểu mẫu trên cổng trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ. Mẫu tờ khai có thể được cập nhật theo văn bản hướng dẫn mới, nên trước khi điền bạn tải bản đang áp dụng từ trang của Cục hoặc dùng biểu mẫu trên cổng nộp đơn, đừng dùng lại tệp ai đó gửi từ vài năm trước.
Trước khi cầm bút: ba thứ phải chốt xong
Tờ khai chỉ là nơi ghi lại các quyết định, không phải nơi đưa ra quyết định. Có ba việc nên làm xong trước khi điền chữ nào. Thứ nhất là chốt ai đứng tên: cá nhân, công ty, hợp tác xã hay nhiều người cùng đứng tên. Đổi chủ đơn sau khi nộp là một thủ tục riêng, tốn thời gian và đôi khi kéo theo cả câu chuyện thuế, hợp đồng.
Thứ hai là chốt mẫu nhãn cuối cùng. Không ít người nộp đơn khi logo còn đang chỉnh, rồi sau đó dùng một phiên bản khác ngoài thị trường. Mẫu nhãn trong đơn là thứ được bảo hộ; phiên bản bạn dùng hằng ngày mà lệch đáng kể so với mẫu đã nộp thì lợi ích của văn bằng giảm đi nhiều.
Thứ ba là chốt danh mục hàng hoá, dịch vụ và đã tra trước khả năng trùng. Phần tra cứu thuộc một công đoạn riêng, bạn có thể tự làm trên cơ sở dữ liệu của Cục hoặc xem hướng dẫn trên TraCuuThuongHieu.com. Ở đây chỉ nhắc: điền tờ khai cho một nhãn đã có đối chứng gần như trùng ở cùng nhóm thì điền đẹp đến đâu cũng khó qua thẩm định nội dung.
Các mục của tờ khai và lỗi hay gặp ở từng mục
Thứ tự và tên gọi các mục có thể khác đôi chút giữa các phiên bản mẫu. Bảng dưới gom theo nội dung để bạn rà từng phần.
| Mục | Cần ghi gì | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Chủ đơn | Tên đầy đủ đúng giấy tờ pháp lý, địa chỉ, quốc tịch, thông tin liên hệ | Ghi tên viết tắt, tên thương mại thay cho tên trên giấy đăng ký; địa chỉ chưa cập nhật theo đơn vị hành chính mới |
| Đại diện | Tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hoặc người được uỷ quyền, nếu có | Ghi đại diện mà không kèm giấy uỷ quyền, hoặc phạm vi uỷ quyền không khớp |
| Mẫu nhãn | Dán hoặc tải lên mẫu nhãn đúng quy cách | Mẫu mờ, có viền khung thừa, có chữ ghi chú chen vào mẫu |
| Mô tả nhãn | Mô tả thành phần chữ, hình, phiên âm, dịch nghĩa | Bỏ trống, hoặc mô tả không khớp hình nộp |
| Màu sắc | Liệt kê màu yêu cầu bảo hộ nếu nộp mẫu màu | Nộp mẫu màu mà không khai màu, hoặc khai màu cho mẫu đen trắng |
| Loại nhãn | Nhãn thông thường, tập thể, chứng nhận, liên kết | Đánh dấu tập thể nhưng không có quy chế sử dụng |
| Danh mục | Tên sản phẩm, dịch vụ xếp theo nhóm | Ghi chung chung, xếp sai nhóm, dùng tên thương mại thay tên gọi hàng |
| Ưu tiên | Số đơn, ngày, nước của đơn đầu tiên nếu yêu cầu | Khai ưu tiên mà quá hạn hoặc thiếu tài liệu chứng minh |
| Phí, lệ phí | Các khoản đã nộp theo số nhóm, số sản phẩm | Tính phí theo số nhóm nhưng quên phần sản phẩm vượt mức trong mỗi nhóm |
| Chữ ký | Chữ ký người có thẩm quyền, dấu nếu là tổ chức | Người ký không phải người đại diện theo pháp luật và không có uỷ quyền |
Các mục mô tả, màu sắc, phần không bảo hộ riêng và quyền ưu tiên đều có bài riêng trên trang này; ở đây chỉ nói chúng nằm ở đâu trong tờ khai và liên quan với nhau ra sao.
Thứ tự điền hợp lý để các ô không mâu thuẫn nhau
Điền theo thứ tự in sẵn trên mẫu không phải lúc nào cũng tiện. Thứ tự dưới đây giúp các ô sau dựa vào ô trước, giảm việc phải sửa đi sửa lại.
- Chép thông tin chủ đơn từ giấy tờ gốc (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, căn cước, giấy chứng nhận hợp tác xã), không gõ theo trí nhớ.
- Đặt mẫu nhãn vào đúng ô, kiểm tra độ nét khi in ra hoặc khi xem ở cỡ thật.
- Viết phần mô tả nhìn vào chính mẫu vừa đặt: có chữ gì, hình gì, chữ nước ngoài thì phiên âm và nghĩa.
- Quyết định có yêu cầu bảo hộ màu không; nếu có, liệt kê đủ màu xuất hiện trong mẫu.
- Dán danh mục hàng hoá, dịch vụ đã soạn sẵn, đếm lại số nhóm và số sản phẩm mỗi nhóm.
- Tính phí, lệ phí theo biểu đang áp dụng dựa trên con số vừa đếm, rồi ghi vào mục phí.
- Khai quyền ưu tiên nếu có, đánh dấu danh sách tài liệu kèm theo đúng với những gì thật sự nộp.
- Ký, đóng dấu (nếu là tổ chức), ghi ngày, rồi đọc lại toàn bộ một lượt từ đầu.
Bước tính phí đặt sau bước danh mục là có lý do: phí phụ thuộc vào số nhóm và số sản phẩm. Điền phí trước rồi mới sửa danh mục là nguồn gốc của rất nhiều thông báo yêu cầu nộp bổ sung.
Những ô nhỏ nhưng hay làm đơn bị yêu cầu sửa
Tên chủ đơn không thống nhất. Trên tờ khai ghi "Công ty TNHH Gốm Hoà Bình" nhưng giấy uỷ quyền và chứng từ nộp phí lại ghi tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh. Chuyên viên phải đối chiếu được ba nơi là cùng một chủ thể; lệch là có thông báo.
Danh sách tài liệu kèm theo đánh dấu thừa. Đánh dấu có giấy uỷ quyền, có tài liệu ưu tiên nhưng trong bộ hồ sơ không có. Tờ khai là lời khai của chính bạn; khai có mà không nộp thì đơn bị coi là thiếu.
Chữ ký sai người. Với tổ chức, người ký là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đó uỷ quyền bằng văn bản. Trưởng phòng marketing ký thay mà không có giấy uỷ quyền nội bộ là lỗi rất phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ.
Loại nhãn đánh dấu theo cảm tính. Một hợp tác xã nghĩ nhãn của mình "là của cả tập thể" nên đánh dấu nhãn hiệu tập thể, trong khi chưa hề soạn quy chế sử dụng. Nếu chỉ hợp tác xã dùng nhãn cho hàng mình bán ra, nhãn thông thường đứng tên hợp tác xã có thể là lựa chọn đơn giản hơn.
Số trang, số mẫu không khớp. Tờ khai ghi kèm theo số mẫu nhãn, số trang danh mục; bộ giấy thật lại khác. Chuyện nhỏ nhưng là lý do có thật khiến đơn bị hỏi lại.
Ví dụ giả định: một tờ khai được rà trước khi nộp
Ví dụ giả định: chị Lan mở xưởng nước mắm nhỏ ở Khánh Hoà, muốn đăng ký nhãn chữ kết hợp hình con cá cách điệu, tên "Mắm Bà Tư Hòn Khói". Bản tờ khai đầu tiên chị tự điền có bốn chỗ cần sửa trước khi nộp. Chủ đơn ghi tên hộ kinh doanh, trong khi hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân; chị chuyển sang ghi tên chính mình là chủ hộ, kèm địa chỉ thường trú đã cập nhật theo xã mới.
Phần mô tả chị bỏ trống. Chị bổ sung: nhãn gồm phần chữ tiếng Việt có dấu, hình con cá cách điệu đặt phía trên, chữ màu nâu đỏ trên nền kem. Vì nộp mẫu màu, chị liệt kê hai màu ở mục màu sắc. Trong nhãn có cụm "Hòn Khói" là tên địa danh và chữ "Mắm" là tên hàng hoá; chị cân nhắc ghi rõ các phần này không yêu cầu bảo hộ riêng thay vì chờ Cục nêu ra.
Danh mục ban đầu chỉ ghi "nước mắm và các sản phẩm khác". Chị sửa thành tên hàng cụ thể, bỏ cụm "và các sản phẩm khác" vì đó là cách viết không xác định được phạm vi. Sau khi đếm lại sản phẩm trong nhóm, khoản phí phải nộp thay đổi, chị tính lại trước khi nộp chứ không để Cục phát hiện.
Không chỗ nào trong bốn lỗi đó liên quan tới chất lượng nhãn. Nhưng nếu để nguyên, mỗi lỗi có thể sinh ra một thông báo, mỗi thông báo kéo theo thời gian chờ và một lần trả lời.
Khi nào nên nhờ người làm nghề rà tờ khai
Tự điền tờ khai cho một nhãn chữ đơn giản, một hai nhóm sản phẩm là việc nhiều chủ cơ sở làm được. Có vài trường hợp nên có người làm nghề đại diện sở hữu công nghiệp xem qua trước khi nộp:
- Nhãn có chữ nước ngoài, chữ Hán hoặc chữ không thuộc hệ La-tinh, cần phiên âm và dịch nghĩa chuẩn.
- Nhiều người hoặc nhiều tổ chức cùng đứng tên, cần thoả thuận về cách sử dụng và chuyển nhượng sau này.
- Có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên từ một đơn nộp ở nước khác.
- Danh mục trải qua nhiều nhóm, có sản phẩm mới chưa có tên gọi quen thuộc trong bảng phân loại.
- Kết quả tra cứu sơ bộ cho thấy có nhãn gần giống ở cùng nhóm hoặc nhóm liên quan.
Nhờ người rà không có nghĩa là giao hẳn. Bạn vẫn nên hiểu từng mục mình đang ký, vì tờ khai là lời khai của chủ đơn và mọi thông báo sau này đều gửi về địa chỉ trong đó.
Sau khi nộp: giữ gì và đọc gì
Khi nộp xong, bạn nhận được số đơn và ngày nộp đơn. Hãy lưu một bộ đầy đủ đúng như bản đã nộp, gồm tờ khai, mẫu nhãn, danh mục, chứng từ phí, giấy uỷ quyền nếu có. Mọi thông báo của Cục sau này đều dẫn chiếu tới nội dung bản nộp, không phải bản nháp trong máy.
Thông báo đầu tiên thường đến ở giai đoạn thẩm định hình thức: chấp nhận đơn hợp lệ, hoặc yêu cầu sửa thiếu sót. Thông báo có thời hạn trả lời; để quá hạn, đơn có thể bị coi như rút bỏ. Vì vậy địa chỉ nhận thư và thư điện tử trong tờ khai phải là chỗ có người đọc thường xuyên, không phải hộp thư của nhân viên sắp nghỉ việc.
Nếu sau khi nộp mới phát hiện sai sót, đơn vẫn có thể được sửa ở mức độ nhất định. Bài về sửa đổi đơn trên trang này nói rõ phần nào sửa được, phần nào không, để bạn khỏi phải nộp lại từ đầu khi chưa cần.
Câu hỏi thường gặp
Có thể tự điền tờ khai đăng ký nhãn hiệu mà không thuê đại diện không?
Có. Cá nhân, tổ chức Việt Nam được tự nộp đơn trực tiếp hoặc qua cổng trực tuyến của Cục Sở hữu trí tuệ. Chủ đơn nước ngoài không thường trú hoặc không có cơ sở kinh doanh tại Việt Nam thì phải nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
Tờ khai lấy ở đâu để chắc là mẫu đang áp dụng?
Bạn tải trên trang thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc dùng biểu mẫu sẵn có trên cổng nộp đơn trực tuyến. Mẫu có thể được thay khi có văn bản hướng dẫn mới, nên tránh dùng tệp cũ do người khác gửi mà không rõ thời điểm.
Một tờ khai đăng ký được nhiều nhãn hiệu không?
Không. Mỗi đơn chỉ yêu cầu đăng ký một nhãn hiệu, nhưng một đơn có thể kèm danh mục gồm nhiều nhóm hàng hoá, dịch vụ. Hai logo khác nhau hoặc hai cách viết khác nhau của cùng một tên là hai nhãn, cần hai đơn.
Ghi sai địa chỉ chủ đơn có làm mất đơn không?
Thường không làm mất đơn, nhưng có thể bị yêu cầu sửa và quan trọng hơn là thông báo của Cục có thể không tới tay bạn. Sai tên chủ đơn nghiêm trọng hơn sai địa chỉ, vì nó liên quan tới việc ai là người có quyền với đơn.
Tờ khai có cần đóng dấu không?
Chủ đơn là tổ chức thì người có thẩm quyền ký và thường đóng dấu theo quy định về con dấu của tổ chức đó. Chủ đơn là cá nhân chỉ cần ký. Nộp trực tuyến thì dùng chữ ký số thay cho chữ ký tay và dấu.
Nên điền tờ khai bằng tay hay đánh máy?
Nên đánh máy để chữ rõ, dễ đối chiếu và tránh hiểu nhầm khi chuyên viên nhập dữ liệu. Nộp trực tuyến thì bạn điền thẳng vào biểu mẫu trên cổng, hệ thống tự tạo tờ khai theo đúng khuôn.