Một văn bản trả lời thông báo dự định từ chối nhãn hiệu tốt có cấu trúc rõ: nhận diện đơn, tóm tắt lý do của Cục, phản hồi riêng từng lý do bằng lập luận và chứng cứ, nêu sửa đổi nếu có, rồi kết bằng một đề nghị cụ thể. Không có mẫu bắt buộc, nhưng chuyên viên thẩm định đọc rất nhiều văn bản mỗi ngày; văn bản đi thẳng vào từng điểm sẽ được hiểu nhanh và đúng hơn.
Bài này đi qua từng phần của văn bản, cách viết phần lập luận, giọng văn nên dùng, tài liệu đính kèm và các lỗi khiến một lập luận đúng vẫn bị bác. Nội dung lập luận cụ thể cho từng loại lý do được trình bày ở các bài riêng trong chuyên mục.
Văn bản trả lời phải làm được ba việc
Trước khi viết, hãy xác định văn bản của bạn cần đạt được điều gì. Có ba việc. Thứ nhất, cho chuyên viên thấy bạn đã hiểu đúng lý do họ đưa ra; một văn bản trả lời lệch lý do gần như chắc chắn bị bác. Thứ hai, đưa ra lý lẽ và chứng cứ cho thấy kết luận dự định của họ chưa phù hợp, hoặc đã hết phù hợp sau khi bạn sửa đơn. Thứ ba, nói rõ bạn đề nghị Cục làm gì: chấp nhận cấp văn bằng cho toàn bộ danh mục, hay cho danh mục đã thu hẹp, hay ghi nhận yếu tố không bảo hộ riêng.
Nhiều văn bản do chủ đơn tự viết chỉ làm được việc thứ hai, mà làm bằng khẳng định chung chung. Câu như "nhãn hiệu của người nộp đơn hoàn toàn khác và không gây nhầm lẫn" không giúp gì nếu không chỉ ra khác ở đâu, khác đến mức nào, và vì sao sự khác đó đủ để người tiêu dùng phân biệt.
Cũng cần nhớ người đọc văn bản là một chuyên viên đã nghiên cứu đơn của bạn và đã có quan điểm. Mục tiêu không phải là chứng minh họ sai, mà là cung cấp góc nhìn hoặc thông tin họ chưa có, để họ có cơ sở điều chỉnh kết luận. Văn bản viết theo tinh thần đó sẽ dễ được chấp nhận hơn văn bản mang giọng phản bác gay gắt.
Bố cục bảy phần
Bố cục dưới đây không phải mẫu do cơ quan nào ban hành, mà là cách sắp xếp hợp lý được nhiều người làm nghề sử dụng. Bạn có thể gộp hoặc tách phần tuỳ độ phức tạp của đơn.
- Phần mở đầu: tên văn bản, kính gửi Cục Sở hữu trí tuệ, ngày tháng. Ghi rõ đây là ý kiến trả lời thông báo kết quả thẩm định, kèm số và ngày của thông báo.
- Thông tin đơn: số đơn, ngày nộp đơn, tên chủ đơn, mẫu nhãn, các nhóm đăng ký. Nếu nộp qua đại diện, ghi tên đại diện.
- Tóm tắt lý do của Cục: nêu lại ngắn gọn từng lý do, kể cả nhãn đối chứng. Đánh số từng lý do để dẫn chiếu về sau.
- Ý kiến của người nộp đơn đối với từng lý do: mỗi lý do một mục, có tiêu đề riêng, theo đúng thứ tự đã đánh số.
- Nội dung sửa đổi đơn, nếu có: sửa mẫu nhãn, ghi nhận yếu tố không bảo hộ riêng, thu hẹp danh mục. Viết danh mục mới đầy đủ, không chỉ ghi phần bỏ đi.
- Đề nghị: một hoặc hai câu nêu rõ bạn đề nghị Cục chấp nhận cấp văn bằng cho phạm vi nào.
- Danh mục tài liệu kèm theo và chữ ký: liệt kê từng tài liệu đính kèm, người có thẩm quyền ký, đóng dấu nếu là tổ chức.
Phần thứ năm là chỗ hay bị viết mơ hồ. Nếu bạn thu hẹp danh mục, đừng chỉ ghi "rút bỏ các sản phẩm bị từ chối"; hãy ghi lại toàn bộ danh mục sau khi sửa để không còn chỗ hiểu sai.
Viết phần lập luận cho mỗi lý do
Mở bằng quan điểm. Câu đầu nói rõ người nộp đơn đồng ý hay không đồng ý với lý do này, và vì sao ở mức một câu. Ví dụ: "Người nộp đơn cho rằng nhãn hiệu xin đăng ký không tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đối chứng, vì khác biệt rõ về cấu trúc, cách phát âm và ấn tượng tổng thể."
Nêu căn cứ. Dẫn tiêu chí đánh giá mà luật và thực tiễn thẩm định dùng: so sánh về cấu trúc, cách phát âm, ý nghĩa, hình thức thể hiện, và mức độ tương tự của hàng hoá. Không cần trích dài; chỉ cần cho thấy bạn đánh giá theo đúng thước đo của Cục.
So sánh cụ thể. Đặt hai nhãn cạnh nhau bằng lời hoặc bằng bảng: số âm tiết, âm đầu, âm cuối, nghĩa, phần hình, màu. Chỉ ra phần trùng nếu có và giải thích vì sao phần đó không quyết định.
Đưa chứng cứ nếu có. Tình trạng hiệu lực của nhãn đối chứng, các nhãn cùng tồn tại có chứa yếu tố chung, chứng cứ sử dụng, thư đồng ý. Mỗi chứng cứ ghi rõ là tài liệu số mấy trong danh mục kèm theo.
Kết lại một câu. Nêu kết luận cho lý do này, ví dụ: "Do đó, lý do nêu tại mục 1 của thông báo không còn phù hợp."
Giọng văn và cách xưng hô
Xưng là "người nộp đơn" hoặc tên chủ đơn. Văn bản hành chính nên viết ở ngôi thứ ba, ví dụ "Người nộp đơn kính đề nghị Quý Cục xem xét lại…". Cách viết này trung tính và nhất quán, kể cả khi bạn là chủ hộ kinh doanh tự ký.
Câu ngắn, mỗi câu một ý. Chuyên viên đọc để tìm luận điểm. Một câu dài ba dòng chứa ba ý sẽ khó dẫn chiếu và dễ bị hiểu sai.
Tránh từ cảm xúc. Những cụm như "vô lý", "hoàn toàn sai", "gây thiệt hại nghiêm trọng" không làm lập luận mạnh hơn. Thay bằng mô tả sự việc: hai nhãn khác nhau ở đâu, hàng hoá khác nhau ra sao.
Không kể khổ. Chi phí in bao bì, số năm kinh doanh hay công sức xây dựng thương hiệu không phải tiêu chí thẩm định, trừ khi bạn dùng chúng làm chứng cứ cho khả năng phân biệt có được qua sử dụng. Khi đó hãy trình bày dưới dạng chứng cứ, kèm tài liệu.
Dùng thuật ngữ thống nhất. Gọi nhãn của mình và nhãn đối chứng bằng một tên cố định từ đầu đến cuối, ví dụ "nhãn hiệu xin đăng ký" và "nhãn hiệu đối chứng số 1".
Ví dụ giả định: một mục lập luận hoàn chỉnh
Để dễ hình dung, dưới đây là một mục lập luận viết theo bố cục đã nêu, cho một tình huống giả định. Chủ đơn nộp nhãn chữ "MỘC LÁ SEN" cho trà túi lọc, nhóm 30. Thông báo nêu lý do số 1: nhãn tương tự gây nhầm lẫn với nhãn đối chứng "LÁ SEN" cho trà, của một chủ sở hữu khác.
Mục 1 của văn bản trả lời có thể viết như sau. "Đối với lý do nêu tại mục 1 của thông báo, người nộp đơn không đồng ý, vì yếu tố trùng giữa hai nhãn là tên một loại lá dùng làm nguyên liệu, ít khả năng phân biệt đối với sản phẩm trà. Theo bản tra cứu tại tài liệu số 2, hiện có nhiều nhãn hiệu còn hiệu lực của các chủ sở hữu khác nhau chứa yếu tố này cho sản phẩm thuộc nhóm 30. Người tiêu dùng vì vậy quen phân biệt các nhãn bằng phần còn lại. Nhãn xin đăng ký có thêm yếu tố MỘC ở vị trí đầu, tạo cấu trúc ba âm tiết, cách gọi và ấn tượng khác nhãn đối chứng hai âm tiết. Ngoài ra, người nộp đơn đồng ý không yêu cầu bảo hộ riêng yếu tố LÁ SEN. Do đó, lý do tại mục 1 không còn phù hợp."
Đoạn trên có đủ năm thành phần: quan điểm, căn cứ, so sánh, chứng cứ có đánh số, và kết luận. Nó cũng kết hợp một lập luận với một nhượng bộ có tính toán, là cách thường giúp chuyên viên dễ đồng ý hơn. Lưu ý đây chỉ là ví dụ minh hoạ cách viết; một mục như vậy có thuyết phục hay không còn phụ thuộc dữ kiện thật của đơn.
Tài liệu đính kèm thường dùng
Tài liệu đính kèm làm lập luận có trọng lượng. Đánh số từng tài liệu và dẫn chiếu trong phần lập luận.
| Tài liệu | Dùng khi nào | Lưu ý |
|---|---|---|
| Bản tra cứu tình trạng nhãn đối chứng | Nhãn đối chứng đã hết hiệu lực, bị từ chối hoặc đơn đã rút | Ghi ngày tra cứu; tình trạng có thể thay đổi |
| Danh sách nhãn cùng tồn tại có yếu tố chung | Lập luận yếu tố trùng là yếu tố yếu, đã được nhiều chủ thể dùng | Chỉ đưa nhãn còn hiệu lực, cùng nhóm hoặc nhóm liên quan |
| Chứng cứ sử dụng nhãn | Chứng minh khả năng phân biệt có được qua sử dụng | Có ngày tháng, gắn với đúng nhãn và đúng sản phẩm |
| Thư đồng ý của chủ nhãn đối chứng | Hai bên đã thoả thuận cùng tồn tại | Bản gốc hoặc bản sao hợp lệ, có dịch nếu bằng tiếng nước ngoài |
| Mẫu nhãn sửa đổi | Bỏ yếu tố bị từ chối trong giới hạn cho phép | Không thay đổi bản chất nhãn |
| Giấy uỷ quyền | Văn bản nộp qua đại diện | Đúng người có thẩm quyền ký |
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thường cần bản dịch tiếng Việt. Ảnh chụp sản phẩm, hoá đơn, hợp đồng nên được sắp xếp theo thời gian và có bảng tóm tắt đi kèm để chuyên viên không phải tự lần.
Những lỗi làm hỏng một văn bản trả lời
Các lỗi dưới đây gặp nhiều trong văn bản do chủ đơn tự soạn. Phần lớn có thể tránh bằng một lần rà lại trước khi nộp.
- Trả lời lý do này nhưng bỏ quên lý do khác, khiến Cục vẫn có căn cứ từ chối.
- Lập luận về nhãn đối chứng sai, do đọc nhầm số đơn hoặc so với mẫu nhãn cũ.
- Đề nghị sửa mẫu nhãn theo cách làm thay đổi bản chất dấu hiệu, nên đề nghị sửa không được chấp nhận.
- Viết danh mục thu hẹp nhưng vô tình thêm sản phẩm mới, khiến phần sửa đổi bị bác.
- Dẫn văn bản pháp luật đã hết hiệu lực hoặc dẫn sai điều khoản; tốt hơn là trình bày tiêu chí mà không trích số hiệu khi không chắc.
- Gửi kèm tài liệu nhưng không dẫn chiếu trong lập luận, chuyên viên không biết tài liệu đó chứng minh điều gì.
- Nộp sát hạn, thiếu chữ ký hoặc giấy uỷ quyền, phải bổ sung lần nữa.
Một cách rà nhanh: đọc văn bản mà không nhìn thông báo, rồi tự hỏi người đọc có biết Cục đã nêu lý do gì và bạn trả lời từng lý do ra sao không. Nếu không, văn bản cần sắp xếp lại.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản trả lời có bắt buộc theo mẫu không?
Không có mẫu cố định cho nội dung lập luận. Bạn cần đảm bảo có đủ thông tin nhận diện đơn, ý kiến đối với từng lý do, nội dung sửa đổi nếu có, đề nghị cụ thể và chữ ký của người có thẩm quyền. Hình thức nộp theo hướng dẫn hiện hành của Cục.
Văn bản trả lời nên dài bao nhiêu?
Độ dài phụ thuộc số lý do và độ phức tạp. Một lý do hình thức có thể chỉ cần nửa trang. Một lý do xung đột với nhiều nhãn đối chứng có thể cần vài trang kèm bảng so sánh. Ưu tiên rõ ràng hơn là dài.
Có nên đưa hình ảnh sản phẩm thực tế vào văn bản không?
Hình ảnh hữu ích khi chứng minh cách nhãn được dùng trên thị trường hoặc chứng minh khả năng phân biệt qua sử dụng. Tuy vậy, so sánh nhãn hiệu trong thẩm định dựa trên mẫu nhãn trong đơn, nên đừng lập luận rằng bao bì thực tế khác nhau nếu mẫu nhãn đăng ký lại gần giống.
Có thể trích dẫn các nhãn đã được Cục cấp trước đây làm tiền lệ không?
Bạn có thể nêu các nhãn cùng tồn tại để minh hoạ cách thẩm định đã chấp nhận yếu tố chung, nhưng mỗi đơn được xem xét riêng và tiền lệ không ràng buộc. Hãy dùng chúng như chứng cứ phụ, gắn với lập luận chính về khác biệt của nhãn bạn.
Viết văn bản bằng tiếng Anh được không nếu chủ đơn là công ty nước ngoài?
Thủ tục tại Cục thực hiện bằng tiếng Việt. Chủ đơn nước ngoài nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, và đại diện sẽ soạn văn bản trả lời bằng tiếng Việt; tài liệu nước ngoài đính kèm cần bản dịch theo yêu cầu.
Nộp xong văn bản trả lời thì bao lâu có kết quả?
Thời gian xem xét tuỳ khối lượng công việc của Cục và độ phức tạp của đơn, nên khó nói con số chung. Bạn theo dõi tình trạng đơn để biết Cục đã ra thông báo tiếp theo, quyết định cấp hay quyết định từ chối.