Chủ nhãn đã có quyền được bảo hộ tại Việt Nam, kể cả chủ nhãn nước ngoài, có thể nộp đơn đề nghị cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu có dấu hiệu xâm phạm nhãn hiệu. Khi phát hiện lô hàng nghi vấn, hải quan thông báo để chủ nhãn xác nhận và, nếu cần, đề nghị tạm dừng làm thủ tục với lô hàng đó. Công cụ này hiệu quả với hàng giả đi qua cửa khẩu, nhưng chỉ chạy tốt khi hồ sơ ban đầu đủ rõ và có người ở Việt Nam trả lời kịp.
Bài này viết cho người phụ trách bảo vệ nhãn hiệu ở công ty nước ngoài và người điều phối tại Việt Nam. Bài nói về chuẩn bị và vận hành, không đi vào thủ tục xử lý vi phạm sau khi đã giữ hàng. Tên cơ quan, thời hạn hiệu lực của đơn, mức bảo đảm và thời hạn phản hồi có thể thay đổi theo văn bản và cơ cấu tổ chức mới, nên cần đối chiếu yêu cầu hiện hành trước khi nộp.
Điều kiện đầu tiên: có quyền rõ ràng tại Việt Nam
Hải quan chỉ hành động dựa trên quyền đang được bảo hộ tại Việt Nam. Với chủ nhãn nước ngoài, đó là văn bằng do Cục Sở hữu trí tuệ cấp cho đơn quốc gia, hoặc đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam đã được chấp nhận. Văn bằng ở nước khác, dù của một thương hiệu lớn, không phải căn cứ để hải quan Việt Nam giữ hàng.
Với đăng ký quốc tế, khó khăn thường gặp là chứng minh quyền bằng giấy tờ mà cán bộ hải quan đọc và đối chiếu được. Chủ nhãn nên chuẩn bị trước văn bản xác nhận của Cục về việc nhãn được bảo hộ tại Việt Nam, kèm bản dịch tiếng Việt danh mục hàng hoá. Đợi tới lúc có lô hàng nghi vấn mới đi xin giấy tờ thì thường không kịp.
Danh mục được bảo hộ cũng giới hạn phạm vi giám sát. Nếu văn bằng chỉ bảo hộ cho mỹ phẩm mà hàng giả là khăn tắm mang nhãn đó, căn cứ để hải quan can thiệp yếu hơn nhiều. Chủ nhãn nên rà lại danh mục tại Việt Nam so với những mặt hàng thật sự bị làm giả trên thị trường khu vực.
Hồ sơ đề nghị kiểm tra, giám sát nên có gì
Thành phần chính thức do quy định về hải quan đặt ra. Bảng dưới gom những thông tin mà thực tế cho thấy quyết định đơn có được dùng hiệu quả hay không.
| Thành phần | Nội dung nên có | Vì sao quan trọng |
|---|---|---|
| Chứng minh quyền | Văn bằng hoặc xác nhận bảo hộ tại Việt Nam, danh mục tiếng Việt | Không có thì đơn không được tiếp nhận |
| Mô tả hàng thật | Ảnh sản phẩm, bao bì, vị trí tem, mã lô, đặc điểm chất liệu; xuất xứ và cảng đi thường gặp | Cán bộ cần nhận ra hàng thật nhanh tại cửa khẩu |
| Dấu hiệu nhận biết hàng giả | Những điểm khác biệt thường gặp ở hàng giả đã thu giữ trước đó | Giúp khoanh vùng lô nghi vấn thay vì kiểm ngẫu nhiên |
| Danh sách nhà nhập khẩu, xuất khẩu được phép | Tên các nhà phân phối, nhà máy gia công được uỷ quyền | Tránh giữ nhầm hàng chính thức, giảm báo động giả |
| Đầu mối liên lạc tại Việt Nam | Người đại diện hoặc người được uỷ quyền có thể phản hồi nhanh | Thời hạn phản hồi sau khi hải quan thông báo thường rất ngắn |
| Cam kết và bảo đảm | Cam kết chịu trách nhiệm, sẵn sàng nộp khoản bảo đảm khi đề nghị tạm dừng | Bảo vệ bên bị giữ hàng nếu đề nghị sai |
Mô tả càng cụ thể, càng có hình ảnh rõ, đơn càng hữu ích. Một đơn chỉ ghi tên nhãn và số văn bằng gần như không giúp cán bộ phân biệt được gì tại chỗ.
Khi hải quan báo có lô hàng nghi vấn
Đây là lúc chủ nhãn nước ngoài hay lỡ việc nhất, vì thông báo đến Việt Nam nhưng người quyết định lại ở nước ngoài và lệch múi giờ.
- Đầu mối tại Việt Nam nhận thông báo, ghi ngay thời hạn phải phản hồi và chuyển cho người quyết định ở công ty.
- Đề nghị được xem ảnh hoặc mẫu hàng nếu thủ tục cho phép, đối chiếu với đặc điểm hàng thật.
- Kiểm tra lô hàng có thuộc nhà nhập khẩu được phép, hàng chính hãng nhập song song hay không.
- Nếu xác định có dấu hiệu xâm phạm, nộp đề nghị tạm dừng làm thủ tục kèm khoản bảo đảm theo yêu cầu.
- Trong thời gian tạm dừng, chuẩn bị chứng cứ và chọn hướng xử lý tiếp theo với cơ quan có thẩm quyền.
- Nếu xác định hàng không xâm phạm, báo lại hải quan ngay để lô hàng được thông quan.
Phản hồi chậm thường đồng nghĩa với việc lô hàng được thông quan. Vì vậy uỷ quyền rõ cho người tại Việt Nam được quyết định trong những trường hợp hiển nhiên là cách nhiều chủ nhãn chọn.
Những lỗi làm đơn giám sát kém hiệu quả
Dùng để chặn hàng chính hãng. Đề nghị tạm dừng lô hàng chính hãng nhập song song không có căn cứ theo luật nhãn hiệu, có thể dẫn tới trách nhiệm bồi thường và làm giảm uy tín của chủ nhãn với cơ quan hải quan. Chủ nhãn nên đối chiếu kỹ trước khi đề nghị.
Thông tin hàng thật lỗi thời. Hãng đổi bao bì, đổi vị trí tem mà không cập nhật cho hải quan, khiến hàng thật mới bị nghi là giả hoặc hàng giả bắt chước bao bì cũ lọt qua.
Danh sách nhà nhập khẩu được phép không cập nhật. Nhà phân phối mới chưa có tên trong hồ sơ, hàng của họ bị dừng kiểm tra, gây chậm trễ và mất thiện cảm với đối tác của chính hãng.
Đơn hết hiệu lực mà không gia hạn. Đơn đề nghị kiểm tra, giám sát có thời hạn hiệu lực. Không theo dõi để gia hạn kịp thì hồ sơ coi như không còn, phải làm lại từ đầu.
Không có ngân sách cho khoản bảo đảm. Khi cần tạm dừng mà phía công ty chưa phê duyệt kịp khoản bảo đảm, cơ hội giữ lô hàng qua đi. Nên có quy trình phê duyệt sẵn cho trường hợp này.
Hải quan trong bức tranh bảo vệ nhãn hiệu chung
Giám sát tại cửa khẩu chỉ chặn được hàng đi qua biên giới chính ngạch. Hàng giả sản xuất ngay trong nước, hàng đi đường tiểu ngạch hay bán trên mạng cần những biện pháp khác như phối hợp với lực lượng quản lý thị trường, yêu cầu sàn thương mại điện tử gỡ tin, hoặc khởi kiện dân sự. Mỗi biện pháp có điều kiện riêng và nên được cân nhắc với người làm nghề.
Dù vậy, với nhiều mặt hàng nhập khẩu như mỹ phẩm, phụ tùng, đồ điện tử, phụ kiện thời trang, cửa khẩu là điểm nghẽn tự nhiên, và một hồ sơ giám sát tốt có thể giảm đáng kể lượng hàng giả vào thị trường. Hồ sơ đó cũng là chỗ để chủ nhãn xây quan hệ làm việc với cơ quan hải quan: phản hồi nhanh, trung thực, có tập huấn nhận biết hàng thật khi được mời.
Với chủ nhãn chưa bán hàng tại Việt Nam, đơn giám sát vẫn có ý nghĩa khi Việt Nam là điểm trung chuyển hoặc điểm sản xuất hàng giả để xuất đi nước khác, vì việc kiểm tra, giám sát có thể áp dụng cho cả hàng xuất khẩu theo quy định về hải quan.
Khi nào đơn giám sát đáng làm
Không phải nhãn nào cũng cần đơn giám sát tại hải quan. Chi phí gồm công chuẩn bị hồ sơ, phí người đại diện theo thoả thuận, thời gian của người nhận diện hàng, khoản bảo đảm mỗi lần tạm dừng và chi phí lưu kho khi lô hàng bị giữ. Đơn thường đáng làm khi có một hoặc vài dấu hiệu dưới đây.
- Hàng giả mang nhãn đã xuất hiện trên thị trường Việt Nam hoặc khu vực, và nguồn chủ yếu là hàng nhập khẩu.
- Sản phẩm thuộc nhóm ảnh hưởng tới sức khoẻ, an toàn như mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, phụ tùng, thiết bị điện, nơi hàng giả gây thiệt hại thật cho người dùng.
- Nhãn có giá trị cao trên thị trường, hàng giả bán chênh lệch giá lớn nên có động cơ làm giả liên tục.
- Việt Nam là điểm trung chuyển hoặc điểm gia công mà hàng giả từng được phát hiện đi ra nước khác.
- Chủ nhãn có nhà phân phối hoặc người làm nghề tại Việt Nam đủ năng lực phản hồi nhanh.
Ngược lại, với nhãn ít bị làm giả, hoặc khi chủ nhãn chưa có người tại Việt Nam để phản hồi, một đơn giám sát chỉ tồn tại trên giấy có thể không mang lại nhiều. Khi đó, ưu tiên trước mắt là có văn bằng tại Việt Nam và theo dõi thị trường, để sẵn sàng nộp đơn giám sát khi dấu hiệu xuất hiện.
Phân công nội bộ để đơn giám sát chạy được
Đơn giám sát hiệu quả khi có ba vai trò rõ ràng. Người giữ hồ sơ tại Việt Nam, thường là tổ chức đại diện hoặc luật sư, nhận thông báo và theo dõi thời hạn. Người nhận diện hàng, có thể là nhân viên kỹ thuật của hãng hoặc nhà phân phối được uỷ quyền, xác định nhanh lô hàng là thật hay giả. Người quyết định, thường ở bộ phận pháp chế khu vực, phê duyệt đề nghị tạm dừng và khoản bảo đảm.
Ba vai trò này nên được ghi lại thành một quy trình ngắn, có số liên lạc dự phòng khi người chính vắng mặt. Nhiều chủ nhãn chỉ nhận ra quy trình thiếu khi lần đầu có lô hàng bị dừng vào cuối tuần hoặc dịp nghỉ lễ ở nước nhà.
Cuối mỗi năm, nên tổng kết số lần hải quan thông báo, số lô xác định là giả, số lô là hàng thật bị báo nhầm. Số liệu này cho biết hồ sơ mô tả hàng có cần cập nhật không, và có đáng duy trì đơn giám sát ở mức hiện tại hay không.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhãn chỉ có văn bằng ở nước ngoài có nhờ hải quan Việt Nam giữ hàng giả được không?
Không. Hải quan Việt Nam dựa vào quyền đang được bảo hộ tại Việt Nam, tức văn bằng do Cục cấp hoặc đăng ký quốc tế chỉ định Việt Nam đã được chấp nhận. Chủ nhãn cần có quyền tại Việt Nam trước khi nộp đơn giám sát.
Có bắt buộc phải có người ở Việt Nam để làm đơn giám sát không?
Trên thực tế gần như cần, vì hải quan thông báo và yêu cầu phản hồi trong thời gian ngắn, bằng tiếng Việt. Chủ nhãn nước ngoài thường uỷ quyền cho tổ chức đại diện hoặc luật sư tại Việt Nam làm đầu mối.
Khoản bảo đảm khi đề nghị tạm dừng dùng để làm gì?
Khoản bảo đảm nhằm bù đắp thiệt hại cho chủ hàng nếu đề nghị tạm dừng hoá ra không có căn cứ. Mức và hình thức bảo đảm theo quy định hiện hành, nên chủ nhãn cần chuẩn bị quy trình phê duyệt từ trước.
Hải quan có giữ hàng chính hãng nhập khẩu song song không?
Biện pháp giám sát nhắm vào hàng có dấu hiệu xâm phạm. Hàng chính hãng được đưa ra thị trường hợp pháp thường không thuộc diện này. Chủ nhãn nên cung cấp danh sách nhà nhập khẩu được phép và đối chiếu kỹ trước khi đề nghị tạm dừng.
Đơn giám sát có hiệu lực vĩnh viễn không?
Không. Đơn có thời hạn hiệu lực theo quy định về hải quan và có thể gia hạn. Chủ nhãn nên ghi mốc hết hạn vào lịch theo dõi và cập nhật thông tin hàng thật mỗi lần gia hạn.