Một thư cảnh báo xâm phạm nhãn hiệu đúng mực cần ba thứ: căn cứ quyền rõ ràng (văn bằng còn hiệu lực, phạm vi bao trùm hành vi), mô tả hành vi cụ thể có chứng cứ, và yêu cầu hợp lý kèm thời hạn thực tế. Thư không cần dài, không cần lời lẽ doạ dẫm. Thư viết quá tay, gửi nhầm người hoặc cáo buộc vượt phạm vi văn bằng có thể khiến chính chủ nhãn rơi vào thế bất lợi.
Luật Sở hữu trí tuệ cho phép chủ thể quyền tự bảo vệ quyền của mình, trong đó có việc yêu cầu người xâm phạm chấm dứt hành vi. Thư cảnh báo là hình thức phổ biến nhất của việc tự bảo vệ đó. Bài này dành cho phía chủ nhãn; phía nhận thư có bài riêng về cách đọc và trả lời.
Thư cảnh báo dùng để làm gì, và không dùng để làm gì
Mục đích chính của thư cảnh báo là thông báo cho bên kia biết về quyền của bạn, chỉ ra hành vi mà bạn cho là xâm phạm, và đề nghị họ chấm dứt hoặc điều chỉnh. Nhiều trường hợp bên kia thật sự không biết có văn bằng, nhất là hộ kinh doanh nhỏ; một thư rõ ràng đủ để họ dừng lại mà không cần cơ quan nào vào cuộc.
Thư cảnh báo còn có giá trị chứng cứ. Nếu sau này bạn phải đề nghị cơ quan chức năng xử lý hoặc khởi kiện, việc đã cảnh báo mà bên kia vẫn tiếp tục giúp chứng minh yếu tố cố ý, đồng thời cho thấy bạn đã hành xử thiện chí trước khi dùng đến biện pháp mạnh.
Thư cảnh báo không phải là quyết định xử phạt, không có hiệu lực cưỡng chế, và không nên được viết như thể nó có. Thư cũng không phải công cụ để dằn mặt đối thủ cạnh tranh khi bạn không chắc có quyền, hay để gây hoang mang cho khách hàng của họ. Dùng sai mục đích, thư có thể bị coi là hành vi cạnh tranh không lành mạnh, và người gửi trở thành người bị cáo buộc.
Kiểm tra trước khi gửi
Phần lớn thư cảnh báo phản tác dụng là do bỏ qua bước kiểm tra. Trước khi soạn, hãy đi qua danh sách sau:
- Văn bằng còn hiệu lực, đứng đúng tên bạn hoặc doanh nghiệp bạn; nếu đã chuyển nhượng, việc chuyển nhượng đã được ghi nhận tại Cục Sở hữu trí tuệ chưa.
- Danh mục hàng hoá, dịch vụ trong văn bằng có bao trùm sản phẩm của bên kia không. Văn bằng cho mỹ phẩm không đương nhiên bao trùm dịch vụ spa.
- Dấu hiệu bên kia dùng có thật sự trùng hoặc gây nhầm lẫn với nhãn đã đăng ký, xét cả phần được bảo hộ và phần không được bảo hộ riêng.
- Hàng của bên kia có phải hàng chính hãng do bạn hoặc người được bạn cho phép đưa ra thị trường không; nếu đúng, quyền ngăn cấm của bạn bị hạn chế.
- Bên kia có thể có quyền sớm hơn không: tên thương mại dùng từ trước, đơn nộp trước, hoặc căn cứ để yêu cầu huỷ văn bằng của bạn.
- Bạn có đang sử dụng nhãn hiệu đó không; nếu không dùng liên tục một thời gian dài, bên kia có thể phản công bằng yêu cầu chấm dứt hiệu lực văn bằng.
- Chứng cứ về hành vi đã được thu thập và lưu giữ đúng cách chưa: mua mẫu có hoá đơn, chụp ảnh có thời điểm, lập vi bằng nếu cần.
Nếu một trong các điểm trên còn mù mờ, nên làm rõ trước khi gửi. Một thư cảnh báo đã gửi đi rồi mới phát hiện văn bằng không bao trùm sẽ làm yếu vị thế của bạn trong mọi lần trao đổi sau đó.
Bố cục một thư cảnh báo
Không có mẫu bắt buộc. Bảng dưới là bố cục thường dùng và những gì mỗi phần nên chứa.
| Phần | Nội dung nên có | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thông tin bên gửi | Tên chủ sở hữu, người đại diện nếu có, cách liên lạc | Nếu nhờ người đại diện gửi, nên kèm giấy uỷ quyền |
| Căn cứ quyền | Số văn bằng, mẫu nhãn, nhóm và danh mục liên quan | Chỉ nêu phần danh mục thật sự liên quan, đừng liệt kê tràn lan |
| Mô tả hành vi | Dấu hiệu nào, trên sản phẩm nào, ở đâu, từ khi nào biết | Cụ thể, có thể kiểm chứng; đính kèm ảnh hoặc chứng từ chọn lọc |
| Lý do cho là xâm phạm | So sánh dấu hiệu và hàng hoá, khả năng gây nhầm lẫn | Viết ngắn, đúng trọng tâm, không suy diễn về động cơ |
| Yêu cầu | Ngừng dùng, điều chỉnh nhãn, xử lý hàng tồn, xác nhận bằng văn bản | Yêu cầu phải tương xứng với hành vi |
| Thời hạn và bước tiếp | Thời hạn phản hồi hợp lý, đề nghị trao đổi | Nêu khả năng dùng biện pháp khác một cách trung tính, không doạ |
Với hộ kinh doanh nhỏ, một thư một trang là đủ. Với doanh nghiệp có pháp chế, thư có thể chi tiết hơn, nhưng vẫn nên giữ phần yêu cầu ở vị trí dễ thấy để người đọc biết ngay bạn muốn gì.
Giọng và câu chữ: những điều nên tránh
Không doạ hình sự khi chưa có căn cứ. Nêu khả năng "bị truy cứu trách nhiệm hình sự" trong khi hành vi chỉ là dùng một cái tên na ná là cách nói quá, dễ bị coi là gây sức ép không chính đáng.
Không cáo buộc vượt phạm vi văn bằng. Nếu văn bằng chỉ cho đồ uống, đừng viết như thể bạn có độc quyền cái tên đó cho mọi ngành.
Không suy diễn động cơ. Viết "bên ông bà cố tình ăn cắp thương hiệu" không làm thư mạnh hơn mà chỉ làm bên kia phòng thủ. Mô tả hành vi là đủ.
Không đòi bồi thường bằng con số tự đặt. Bồi thường phải dựa trên thiệt hại có thật và chứng minh được. Một con số tuỳ ý trong thư đầu tiên thường làm hỏng cơ hội thương lượng.
Không đăng thư lên mạng xã hội. Công khai thư cảnh báo, gắn tên bên kia khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền, có thể bị coi là gièm pha doanh nghiệp khác.
Gửi cho ai và gửi thế nào
Thư gửi đúng người thì hiệu quả hơn nhiều so với thư gửi cho ai đó "chắc có liên quan". Một số nguyên tắc:
- Gửi cho chủ thể đang thực hiện hành vi: doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân đứng tên cơ sở, theo địa chỉ đăng ký nếu tra được.
- Nếu hàng do một bên sản xuất và nhiều bên bán lại, cân nhắc gửi cho bên sản xuất trước; người bán lẻ nhỏ thường không biết nguồn gốc vấn đề.
- Thận trọng khi gửi cho khách hàng, nhà phân phối của bên kia; nội dung phải trung tính, chỉ thông báo về quyền, không khẳng định bên kia vi phạm.
- Gửi bằng cách có xác nhận đã nhận: bưu phẩm có báo phát, thư điện tử đến địa chỉ chính thức kèm yêu cầu xác nhận.
- Lưu bản sao thư, bằng chứng gửi, và mọi phản hồi theo thứ tự thời gian trong một hồ sơ riêng.
Với hành vi trên sàn thương mại điện tử, các sàn có quy trình báo cáo vi phạm riêng; thư cảnh báo trực tiếp vẫn có ích nhưng nên đi song song.
Ví dụ giả định: một thư cảnh báo đi đúng hướng
Ví dụ giả định: một cơ sở sản xuất bánh tráng ở Tây Ninh có nhãn hiệu "LÁ GIÒN" đã đăng ký cho bánh tráng và các loại bánh làm từ gạo. Chủ cơ sở thấy một hộ kinh doanh ở tỉnh khác bán bánh tráng trộn đóng gói dưới tên "LÁ GIÒN XỨ NẮNG", túi cũng màu xanh lá với hình chiếc lá cách điệu.
Trước khi viết, chủ cơ sở tra lại văn bằng, xác nhận danh mục có bánh tráng, mua hai gói hàng có hoá đơn, chụp trang bán hàng có ngày tháng. Chủ cơ sở cũng tự hỏi bên kia có thể dùng tên đó từ trước không, và tìm thấy trang bán hàng của họ chỉ mới hoạt động vài tháng.
Thư gửi đến địa chỉ đăng ký của hộ kinh doanh, dài một trang: nêu văn bằng, mô tả sản phẩm của bên kia kèm ảnh, giải thích ngắn vì sao phần chính "LÁ GIÒN" giống hệt và hàng hoá trùng, đề nghị ngừng dùng tên và đổi bao bì trong một khoảng thời gian hợp lý, cho phép bán nốt số túi đã in nếu xác nhận số lượng. Thư không nhắc gì đến hình sự hay bồi thường.
Kết quả hay gặp với một thư như vậy là bên kia gọi lại hỏi thêm, rồi đổi tên. Nếu họ không phản hồi, chủ cơ sở đã có sẵn hồ sơ chứng cứ và bằng chứng đã thông báo, sẵn sàng cho bước tiếp theo mà không phải làm lại từ đầu. Nếu họ phản hồi rằng đã dùng từ lâu và có chứng cứ, chủ cơ sở cũng biết sớm để điều chỉnh chiến lược trước khi tốn thêm chi phí.
Rủi ro khi cảnh báo quá tay, và bước tiếp theo
Thư cảnh báo thiếu căn cứ có thể khiến bên nhận phản công: yêu cầu huỷ bỏ hoặc chấm dứt hiệu lực văn bằng của bạn, hoặc cáo buộc bạn có hành vi cạnh tranh không lành mạnh nếu thư gây thiệt hại cho uy tín, quan hệ kinh doanh của họ. Đây là lý do bước kiểm tra phía trên không nên bỏ qua.
Nếu bên kia không phản hồi hoặc từ chối mà bạn vẫn tin quyền của mình rõ ràng, các con đường tiếp theo về nguyên lý gồm đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý hành chính, khởi kiện dân sự tại toà án, và trong trường hợp hàng giả mạo nhãn hiệu ở quy mô thương mại thì báo cơ quan điều tra. Mỗi con đường có yêu cầu chứng cứ, thời gian và chi phí khác nhau, nên được cân nhắc cùng người làm nghề.
Nhìn từ phía người nhận, một thư rõ ràng, có căn cứ và có đề xuất cụ thể dễ được chấp nhận hơn nhiều. Nhiều tranh chấp kết thúc ngay sau thư đầu tiên khi bên nhận thấy chủ nhãn nói có sách mách có chứng và để lại cho họ một lối ra hợp lý, chẳng hạn một khoảng thời gian để bán nốt hàng tồn hoặc đổi bao bì.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhãn có bắt buộc gửi thư cảnh báo trước khi nhờ cơ quan chức năng xử lý không?
Không bắt buộc. Chủ nhãn có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý ngay. Tuy vậy, thư cảnh báo thường giúp giải quyết nhanh, rẻ và tạo chứng cứ về yếu tố cố ý nếu bên kia vẫn tiếp tục sau khi đã được thông báo.
Đơn nhãn hiệu đang chờ cấp bằng thì có gửi thư cảnh báo được không?
Có thể gửi thư thông báo về việc đã nộp đơn, nhưng không nên viết như thể đã có độc quyền. Khi chưa có văn bằng, quyền ngăn cấm người khác còn hạn chế; nên dùng giọng thông báo và đề nghị thay vì yêu cầu chấm dứt.
Nên đặt thời hạn phản hồi bao lâu?
Không có quy định chung. Thời hạn nên đủ để bên kia tra cứu và hỏi ý kiến, thường tính bằng vài tuần thay vì vài ngày. Thời hạn quá ngắn dễ bị coi là gây sức ép và ít khi được tôn trọng.
Có nên nhờ người đại diện gửi thư thay mình không?
Nên nhờ khi vụ việc có giá trị lớn, bên kia là doanh nghiệp có pháp chế, hoặc bạn chưa chắc về phạm vi quyền. Thư do người đại diện soạn thường chặt chẽ hơn, nhưng bạn vẫn nên đọc kỹ để đảm bảo không có lời lẽ quá tay.
Gửi thư cảnh báo cho khách hàng của đối thủ có được không?
Rất nên thận trọng. Nội dung khẳng định đối thủ vi phạm khi chưa có kết luận của cơ quan có thẩm quyền có thể gây thiệt hại cho họ và bị coi là gièm pha, cạnh tranh không lành mạnh. Thông thường chỉ nên gửi cho bên trực tiếp thực hiện hành vi.
Bên kia trả lời rằng họ dùng trước thì làm gì?
Hãy yêu cầu họ cung cấp chứng cứ cụ thể và đánh giá lại vị thế của mình, đặc biệt nếu họ có tên thương mại trùng từ trước hoặc biết về việc nộp đơn của bạn. Lúc này nên có người làm nghề xem xét trước khi đi tiếp.