Nếu nhãn hiệu không được chủ sở hữu hoặc người được phép sử dụng trong năm năm liên tục mà không có lý do chính đáng, bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu chấm dứt hiệu lực văn bằng; và khi đó, người phải đưa ra chứng cứ sử dụng trên thực tế là bạn. Đơn vị đang kinh doanh đều đặn vẫn có thể lúng túng nếu không giữ được hoá đơn, bao bì, quảng cáo có ngày tháng rõ ràng gắn với đúng nhãn đã đăng ký.
Bài này đi theo góc phòng ngừa: những loại chứng cứ nào có sức nặng, cách lưu đều đặn mà không tốn nhiều công, những lỗi làm chứng cứ yếu đi, và vài lưu ý với nhãn đang tạm ngừng dùng. Phần tranh chấp khi đã có yêu cầu chấm dứt hiệu lực là một chủ đề riêng, ở đây chỉ nhắc khi cần.
Vì sao phải lưu chứng cứ ngay từ bây giờ
Luật đặt cho chủ sở hữu nhãn hiệu nghĩa vụ sử dụng liên tục. Ý tưởng phía sau rất đơn giản: văn bằng là quyền độc quyền, và quyền độc quyền đối với một dấu hiệu không được dùng sẽ chỉ chặn đường người khác mà không phục vụ thị trường. Vì vậy luật cho phép yêu cầu chấm dứt hiệu lực khi nhãn hiệu không được sử dụng trong năm năm liên tục trước ngày có yêu cầu mà không có lý do chính đáng.
Luật cũng có một ngoại lệ đáng nhớ: nếu việc sử dụng được bắt đầu hoặc bắt đầu lại trước ít nhất ba tháng tính đến ngày có yêu cầu chấm dứt, nhãn vẫn được giữ. Nói cách khác, dùng lại vội vàng khi đã nghe phong thanh có người sắp nộp yêu cầu thì không cứu được.
Yêu cầu chấm dứt thường đến khi bạn không ngờ tới, có khi sau một lần thương lượng không thành với bên muốn dùng nhãn tương tự, có khi vì đơn của họ bị chặn bởi văn bằng của bạn. Lúc đó bạn phải gom chứng cứ của năm năm trước trong một thời hạn ngắn. Doanh nghiệp lưu sẵn mỗi năm một bộ sẽ làm việc này trong vài ngày; doanh nghiệp không lưu có khi không gom được gì đủ sức nặng.
Các loại chứng cứ và sức nặng của chúng
Chứng cứ tốt là chứng cứ thể hiện được ba yếu tố cùng lúc: đúng nhãn đã đăng ký, đúng hàng hoá hoặc dịch vụ trong danh mục, và có thời gian xác định. Bảng dưới xếp các loại chứng cứ thường gặp theo mức độ thể hiện được ba yếu tố đó.
| Loại chứng cứ | Thể hiện được gì | Lưu ý khi lưu |
|---|---|---|
| Hoá đơn bán hàng ghi tên sản phẩm có nhãn | Giao dịch thật, thời gian rõ | Tên hàng trên hoá đơn nên có nhãn hiệu, không chỉ mã hàng |
| Tờ khai hải quan xuất, nhập khẩu | Hàng mang nhãn, thời gian, số lượng | Lưu kèm ảnh bao bì của lô hàng |
| Hợp đồng với đại lý, nhà phân phối | Hoạt động thương mại dưới nhãn | Kèm chứng từ thực hiện, không chỉ hợp đồng |
| Mẫu bao bì, nhãn sản phẩm thực tế | Đúng mẫu nhãn và loại hàng | Ghi ngày, lô sản xuất; giữ mẫu vật thật |
| Hoá đơn in bao bì, đặt làm biển hiệu | Thời điểm nhãn được đưa vào sử dụng | Đi kèm bản thiết kế được in |
| Quảng cáo, trang bán hàng trực tuyến | Chào bán dưới nhãn | Chụp có ngày, đường dẫn; lưu định kỳ |
| Ảnh cửa hàng, sự kiện, hội chợ | Sự hiện diện trên thị trường | Giá trị cao hơn khi kèm tài liệu khác cùng thời gian |
Không có loại chứng cứ nào tự nó đủ trong mọi trường hợp. Một bộ chứng cứ thuyết phục thường gồm vài loại khác nhau trải đều qua các năm, cùng chỉ về một nhãn và một nhóm hàng hoá, dịch vụ.
Thói quen lưu chứng cứ mỗi năm
Việc lưu trữ không cần một hệ thống phức tạp. Một thư mục cho mỗi nhãn, mỗi năm, và vài việc định kỳ dưới đây là đủ cho doanh nghiệp nhỏ:
- Mỗi quý chọn vài hoá đơn bán hàng tiêu biểu có tên sản phẩm mang nhãn, lưu bản sao vào thư mục của năm đó.
- Mỗi lần in bao bì mới, giữ lại hai ba mẫu thật, ghi ngày nhận hàng và lưu hoá đơn của nhà in.
- Mỗi quý chụp màn hình trang bán hàng, trang mạng xã hội, sàn thương mại điện tử có hiển thị nhãn và sản phẩm, đặt tên tệp theo ngày.
- Lưu hợp đồng và chứng từ với đại lý, nhà phân phối, bên nhận li-xăng, kèm ảnh nhãn họ đang dùng.
- Cuối năm, rà lại danh mục hàng hoá, dịch vụ trên văn bằng: nhóm nào có chứng cứ, nhóm nào chưa. Nhóm chưa có gợi ý cho bạn biết chỗ nào đang yếu.
- Đặt một người chịu trách nhiệm và một lịch nhắc cố định, để việc này không phụ thuộc vào trí nhớ của ai.
Nếu doanh nghiệp đã có phần mềm bán hàng, trích xuất báo cáo doanh số theo dòng sản phẩm mang nhãn mỗi năm cũng là một tài liệu tốt, nhất là khi kèm vài hoá đơn mẫu đối chiếu.
Nhãn hiệu dịch vụ: chứng cứ trông khác nhãn hàng hoá
Với nhãn đăng ký cho dịch vụ như nhà hàng, spa, đào tạo, tư vấn, vận chuyển, không có bao bì để giữ mẫu. Chứng cứ sử dụng phải thể hiện nhãn gắn với việc cung cấp dịch vụ: biển hiệu cơ sở, đồng phục nhân viên, phương tiện vận chuyển, thực đơn hoặc bảng giới thiệu dịch vụ, hoá đơn dịch vụ ghi tên nhãn, hợp đồng với khách hàng.
Ảnh biển hiệu cơ sở là loại chứng cứ phổ biến nhưng dễ thiếu yếu tố thời gian. Nên chụp định kỳ, kèm một vật hoặc thông tin xác định được ngày, hoặc lưu cùng hoá đơn làm biển, hợp đồng thuê mặt bằng của cùng giai đoạn. Với dịch vụ trực tuyến, trang đặt lịch, trang giới thiệu khoá học, nội dung quảng cáo có ngày là nguồn chứng cứ chính.
Một lưu ý hay gặp: nhãn dịch vụ thường được dùng kèm tên doanh nghiệp, và hai thứ dễ bị lẫn. Chứng cứ có sức nặng là chứng cứ cho thấy dấu hiệu được dùng như nhãn hiệu để chỉ dịch vụ, không chỉ là tên công ty ghi trên con dấu hay hoá đơn theo thủ tục kế toán.
Những lỗi khiến chứng cứ yếu đi
Chứng cứ chỉ thể hiện một phiên bản nhãn khác xa mẫu đăng ký. Nếu mọi bao bì, quảng cáo đều mang nhãn đã đổi phần đặc trưng, bên yêu cầu sẽ lập luận rằng nhãn đăng ký không được dùng. Vấn đề trình bày nhãn đúng mẫu có bài riêng trong cùng chuyên mục.
Chứng cứ không gắn với hàng hoá trong danh mục. Văn bằng đăng ký cho mỹ phẩm nhưng chứng cứ chỉ là quảng cáo dịch vụ spa có tên nhãn. Chấm dứt hiệu lực có thể được xem xét theo từng phần danh mục, nên nhóm hàng không có chứng cứ là nhóm dễ bị mất.
Không xác định được thời gian. Ảnh sản phẩm không có ngày, tài liệu quảng cáo không ghi thời điểm phát hành là loại chứng cứ dễ bị nghi ngờ. Ngày trên hoá đơn, trên tệp, trên trang đăng là điều phải có.
Chỉ có chứng cứ nội bộ. Tài liệu tự lập như sổ sách nội bộ, kế hoạch kinh doanh cho thấy ý định chứ chưa cho thấy nhãn đã ra thị trường. Cần có chứng cứ giao dịch với bên ngoài.
Chứng cứ được tạo vội sau khi biết có yêu cầu. Việc sử dụng bắt đầu lại trong vòng ba tháng trước ngày có yêu cầu không được tính. Chứng cứ có dấu hiệu dựng lại để đối phó còn làm giảm uy tín của toàn bộ hồ sơ.
Khi nhãn đang tạm ngừng sử dụng
Có những lý do kinh doanh khiến nhãn phải tạm ngừng: sản phẩm đang tái cấu trúc, chờ giấy phép chuyên ngành, nhà máy sửa chữa, thị trường đóng cửa vì lý do khách quan. Luật chấp nhận "lý do chính đáng" cho việc không sử dụng, nhưng không liệt kê đầy đủ đó là những gì; thường được hiểu là trở ngại nằm ngoài ý chí của chủ sở hữu.
Nếu nhãn phải ngừng, hãy lưu lại tài liệu giải thích lý do ngay trong thời gian ngừng: văn bản làm việc với cơ quan cấp phép, hợp đồng sửa chữa, kế hoạch tái khởi động có ngày tháng. Những tài liệu này giúp bạn lập luận về lý do chính đáng nếu sau này bị yêu cầu chấm dứt.
Một cách khác là duy trì một mức sử dụng nhỏ nhưng thật, qua một dòng sản phẩm, một kênh bán, hoặc qua một bên được phép sử dụng. Việc sử dụng phải là hoạt động thương mại thật, không phải giao dịch dựng lên chỉ để tạo chứng cứ.
Vi bằng và các cách cố định chứng cứ quan trọng
Với những chứng cứ quan trọng, nhất là trên môi trường trực tuyến nơi nội dung có thể bị xoá, có thể nhờ thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận nội dung trang bán hàng, quảng cáo tại một thời điểm. Vi bằng là nguồn chứng cứ có giá trị cao hơn ảnh chụp màn hình tự lưu, nhưng tốn chi phí nên chỉ dành cho những thời điểm đáng giá, chẳng hạn khi ra mắt dòng sản phẩm mới hoặc khi bắt đầu thấy có dấu hiệu tranh chấp.
Với tài liệu giấy, bản gốc hoá đơn, hợp đồng nên được lưu theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, vốn đã yêu cầu doanh nghiệp giữ trong nhiều năm. Chỉ cần đánh dấu những chứng từ có tên nhãn để khi cần tìm nhanh.
Nếu đã nhận được yêu cầu chấm dứt hiệu lực hoặc thông báo của Cục về việc này, thời hạn trả lời thường ngắn và lập luận cần chặt chẽ. Đây là lúc nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề sở hữu công nghiệp để sắp xếp chứng cứ cho đúng trọng tâm.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu không dùng nhãn hiệu thì có thể bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực?
Năm năm liên tục trước ngày có yêu cầu, mà không có lý do chính đáng. Nếu việc sử dụng được bắt đầu hoặc bắt đầu lại trước ít nhất ba tháng tính đến ngày có yêu cầu thì văn bằng không bị chấm dứt vì lý do này.
Người được li-xăng dùng nhãn có được tính là chủ sở hữu đã sử dụng không?
Có. Luật tính cả trường hợp chủ sở hữu cho phép người khác sử dụng. Vì vậy chứng cứ sử dụng của bên nhận li-xăng, đại lý được phép cũng nên được lưu, kèm văn bản cho phép sử dụng.
Chỉ bán vài sản phẩm mỗi năm có đủ để coi là sử dụng không?
Luật không đặt ngưỡng doanh số tối thiểu, nhưng việc sử dụng phải là hoạt động thương mại thật. Khối lượng nhỏ nhưng đều đặn, có hoá đơn, bao bì rõ ràng vẫn có giá trị; giao dịch dựng lên để tạo chứng cứ thì dễ bị bác.
Có cần lưu chứng cứ cho từng nhóm hàng hoá trong văn bằng không?
Nên lưu. Yêu cầu chấm dứt có thể nhắm vào một phần danh mục. Nhóm hàng không có chứng cứ sử dụng là nhóm dễ bị mất, dù nhãn vẫn được dùng mạnh ở nhóm khác.
Ảnh chụp màn hình tự lưu có được chấp nhận làm chứng cứ không?
Có thể được xem xét, nhất là khi có ngày tháng, đường dẫn rõ ràng và đi kèm tài liệu khác cùng thời gian. Với chứng cứ quan trọng, lập vi bằng qua thừa phát lại giúp tăng độ tin cậy.
Nhãn phải ngừng dùng vì chờ giấy phép thì làm gì để giữ văn bằng?
Lưu tài liệu chứng minh lý do ngừng ngay trong thời gian ngừng, như văn bản làm việc với cơ quan cấp phép. Nếu được, duy trì một mức sử dụng thật qua kênh khác. Khi bị yêu cầu chấm dứt, những tài liệu đó giúp lập luận về lý do chính đáng.