Làm mất hay làm hỏng giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu không làm mất quyền đối với nhãn hiệu: quyền được xác lập bằng quyết định cấp văn bằng và được ghi vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp, tờ giấy chỉ là bản thể hiện. Khi cần bản giấy để làm việc, bạn có thể yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại. Với nhãn hiệu có nhiều chủ sở hữu, mỗi đồng chủ có thể yêu cầu một phó bản để tự cầm giữ.
Bài này trình bày khi nào cần cấp lại, khi nào chỉ cần một bản sao hay trích lục, hồ sơ cấp lại và cấp phó bản gồm gì, những điều văn bằng cấp lại không thay đổi, và cách lưu giữ văn bằng trong doanh nghiệp nhỏ để không phải làm thủ tục này lần nữa.
Văn bằng giấy và quyền thật sự nằm ở đâu
Nhiều chủ cửa hàng coi giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu như sổ đỏ của thương hiệu, cất kỹ trong két và lo lắng khi không tìm thấy. Thực ra, quyền đối với nhãn hiệu được xác lập khi Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định cấp văn bằng, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia và công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp. Bất kỳ ai cũng có thể tra cứu thông tin văn bằng của bạn trên cơ sở dữ liệu của Cục.
Vì vậy, khi văn bằng giấy bị mất, điều đầu tiên nên làm là bình tĩnh tra cứu xem văn bằng vẫn còn hiệu lực, thông tin chủ sở hữu vẫn đúng. Việc mất bản giấy không ảnh hưởng đến thời hạn bảo hộ, không làm người khác có quyền với nhãn hiệu, và không cho phép ai đó dùng tờ giấy nhặt được để tự xưng là chủ.
Tuy vậy, bản giấy vẫn có giá trị thực tiễn: nhiều thủ tục, giao dịch và cơ quan yêu cầu xuất trình bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Đó là lúc bạn cần cân nhắc xin cấp lại.
Khi nào cần cấp lại, khi nào chưa cần
Không phải mọi tình huống đều cần một văn bằng cấp lại. Bảng dưới gợi ý cách xử lý theo nhu cầu cụ thể.
| Nhu cầu | Cần văn bằng cấp lại? | Gợi ý |
|---|---|---|
| Chứng minh quyền trong một giao dịch thông thường | Thường chưa cần | Bản in thông tin tra cứu từ cơ sở dữ liệu của Cục kèm bản sao văn bằng cũ nếu còn có thể đủ |
| Yêu cầu xử lý xâm phạm với cơ quan chức năng | Thường cần bản gốc hoặc bản sao có chứng thực | Nên xin cấp lại nếu không còn bản nào |
| Đăng ký chuyển nhượng, li-xăng | Tuỳ yêu cầu hồ sơ tại thời điểm nộp | Hỏi Cục trước; có thể nộp kèm yêu cầu cấp lại |
| Văn bằng rách, nhoè, mất trang | Nên cấp lại | Nộp kèm văn bằng hư hỏng |
| Đồng chủ sở hữu muốn tự cầm một bản | Không phải cấp lại mà là cấp phó bản | Yêu cầu phó bản cho đồng chủ đó |
Nếu nhu cầu chỉ là chứng minh thông tin, việc chờ cấp lại có khi không cần thiết. Nếu nhu cầu là thủ tục chính thức đòi bản gốc, nên làm sớm vì thời gian xử lý không do bạn quyết định.
Hồ sơ yêu cầu cấp lại văn bằng
Hồ sơ cấp lại văn bằng nhãn hiệu thường gồm các thành phần sau. Mẫu tờ khai và yêu cầu chi tiết nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành của Cục tại thời điểm nộp:
- Tờ khai yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ, ghi rõ số văn bằng, chủ văn bằng và lý do: bị mất hay bị hư hỏng.
- Văn bằng bị hư hỏng, nếu lý do là hư hỏng.
- Giấy uỷ quyền, nếu nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.
- Chứng từ nộp phí, lệ phí theo biểu phí hiện hành.
- Tài liệu cập nhật thông tin chủ văn bằng, nếu tên hoặc địa chỉ đã thay đổi mà chưa sửa đổi; trường hợp này nên làm thủ tục sửa đổi trước hoặc cùng lúc để văn bằng cấp lại mang thông tin đúng.
Người yêu cầu cấp lại phải là chủ văn bằng hoặc người được chủ văn bằng uỷ quyền. Nhân viên cũ, đơn vị đại diện cũ không còn được uỷ quyền thì không thể tự yêu cầu thay bạn.
Cấp phó bản cho đồng chủ sở hữu
Một nhãn hiệu có thể thuộc sở hữu chung của nhiều cá nhân hoặc tổ chức, chẳng hạn ví dụ giả định hai anh em cùng đứng tên nhãn của một cơ sở làm bánh gia truyền. Khi đó văn bằng được cấp và giao cho một người, những đồng chủ sở hữu còn lại có quyền yêu cầu Cục cấp phó bản văn bằng. Phó bản có nội dung như văn bằng và giúp mỗi đồng chủ có giấy tờ để tự chứng minh quyền của mình.
Hồ sơ yêu cầu cấp phó bản tương tự hồ sơ cấp lại: tờ khai, giấy uỷ quyền nếu có, chứng từ phí. Phó bản cũng có thể được cấp lại khi bị mất hoặc hư hỏng.
Cần hiểu rằng phó bản không chia nhãn hiệu thành nhiều phần. Quyền vẫn là quyền chung; việc sử dụng, cho phép người khác dùng, chuyển nhượng phần quyền của từng người đều nên được các đồng chủ thoả thuận bằng văn bản. Nhiều tranh chấp giữa người trong gia đình hay giữa các đối tác bắt đầu từ chỗ ai cũng cầm một tờ giấy và nghĩ mình được tự quyết.
Văn bằng cấp lại không làm thay đổi điều gì
Không kéo dài thời hạn. Thời hạn bảo hộ vẫn tính như văn bằng gốc. Văn bằng cấp lại không phải văn bằng mới, không khởi động lại thời hạn mười năm.
Không thay đổi mẫu nhãn và danh mục. Nội dung văn bằng cấp lại giống văn bằng gốc. Muốn đổi mẫu nhãn hay thêm hàng hoá, dịch vụ, bạn phải làm đơn mới; muốn thu hẹp danh mục, làm thủ tục sửa đổi văn bằng.
Không sửa thông tin chủ văn bằng. Nếu tên hoặc địa chỉ đã đổi, cấp lại không tự cập nhật. Sửa đổi văn bằng là thủ tục riêng; bạn có thể làm song song.
Không xoá được các ghi nhận trước đó. Những quyết định đã ghi vào Sổ đăng ký quốc gia như sửa đổi, đăng ký li-xăng vẫn giữ nguyên. Văn bằng cấp lại phản ánh tình trạng hiện tại, không làm mất lịch sử của văn bằng gốc.
Không thay đổi người có quyền. Văn bằng cấp lại vẫn đứng tên chủ văn bằng theo Sổ đăng ký quốc gia. Người đang cầm bản gốc bị thất lạc không vì thế mà trở thành chủ.
Trình tự nộp và nhận văn bằng cấp lại
Thủ tục cấp lại không phải thẩm định lại nhãn hiệu nên đơn giản. Trình tự thường gặp như sau:
- Tra cứu thông tin văn bằng trên cơ sở dữ liệu của Cục để chắc chắn văn bằng còn hiệu lực và thông tin chủ văn bằng đúng với giấy tờ hiện tại.
- Nếu thông tin chủ văn bằng đã thay đổi, chuẩn bị luôn hồ sơ sửa đổi để nộp cùng hoặc trước yêu cầu cấp lại.
- Nộp tờ khai và tài liệu kèm theo qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Cục, trực tiếp tại nơi tiếp nhận hoặc qua bưu chính.
- Theo dõi thông báo của Cục; nếu hồ sơ thiếu, bổ sung trong thời hạn được nêu.
- Nhận văn bằng cấp lại hoặc phó bản, đối chiếu kỹ số văn bằng, mẫu nhãn, danh mục, thông tin chủ sở hữu trước khi cất giữ.
Thời hạn xử lý cụ thể nên xem theo hướng dẫn hiện hành của Cục. Nếu cần văn bằng cho một thủ tục có hạn chót, hãy tính dư thời gian và chuẩn bị phương án chứng minh tạm thời bằng thông tin tra cứu chính thức.
Khi bản gốc nằm trong tay người khác
Không ít trường hợp văn bằng không mất mà đang nằm ở chỗ người không chịu trả: một đối tác cũ đã rút khỏi việc kinh doanh, một nhân viên cũ phụ trách pháp chế, một người thân trong gia đình đang có bất đồng. Về nguyên tắc, tờ giấy không cho họ quyền gì với nhãn hiệu, nhưng việc họ giữ bản gốc có thể gây phiền khi bạn cần xuất trình.
Cách xử lý ôn hoà là gửi văn bản đề nghị bàn giao, nêu rõ bạn là chủ văn bằng theo Sổ đăng ký quốc gia. Nếu không được hồi đáp, bạn có thể yêu cầu Cục cấp lại văn bằng với lý do không còn giữ được bản gốc, trình bày trung thực hoàn cảnh. Song song, nên rà xem người đang giữ có dùng tờ giấy đó để giao dịch nhân danh bạn không.
Nếu bất đồng liên quan đến chính câu hỏi ai là chủ nhãn, chẳng hạn hai bên cùng cho rằng mình có quyền, thì đó không còn là chuyện tờ giấy mà là tranh chấp quyền sở hữu, cần được giải quyết theo thủ tục riêng và nên có người làm nghề hỗ trợ.
Lưu giữ văn bằng trong doanh nghiệp nhỏ
Thủ tục cấp lại không khó nhưng mất thời gian và chi phí. Một vài thói quen đơn giản giúp bạn không bao giờ phải dùng đến nó:
- Ngay khi nhận văn bằng, chụp hoặc quét màu toàn bộ các trang, lưu ở ít nhất hai nơi tách biệt.
- Làm vài bản sao có chứng thực để dùng cho các thủ tục thường ngày, giữ bản gốc ở một chỗ cố định.
- Ghi số văn bằng, ngày cấp, ngày hết hạn vào một bảng theo dõi chung với các tài sản trí tuệ khác.
- Nếu làm qua tổ chức đại diện, yêu cầu bàn giao bản gốc và toàn bộ hồ sơ đơn sau khi hoàn tất; khi đổi đơn vị đại diện, kiểm tra kỹ việc bàn giao.
- Khi chuyển văn phòng, chuyển kho, đóng gói văn bằng cùng giấy tờ pháp lý quan trọng khác, không để lẫn với hồ sơ kế toán thường.
Một bản quét rõ nét kèm thông tin tra cứu chính thức thường đủ cho hầu hết công việc hằng ngày. Bản gốc chỉ cần lấy ra khi thủ tục thực sự đòi hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Mất giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu thì có mất quyền với nhãn hiệu không?
Không. Quyền được xác lập bằng quyết định cấp văn bằng và ghi nhận trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Mất bản giấy không ảnh hưởng hiệu lực và thời hạn. Khi cần bản giấy, bạn yêu cầu Cục cấp lại.
Người nhặt được văn bằng của mình có thể dùng nó để chiếm nhãn hiệu không?
Không thể chỉ bằng tờ giấy. Chủ văn bằng được xác định theo Sổ đăng ký quốc gia; mọi việc chuyển nhượng đều phải có hợp đồng và đăng ký tại Cục. Dù vậy, nếu mất văn bằng, nên xin cấp lại và giữ thông tin tra cứu để chủ động khi có ai dùng tờ giấy đó gây nhầm lẫn.
Văn bằng cấp lại có hiệu lực từ ngày nào?
Văn bằng cấp lại không tạo ra quyền mới, nên thời hạn bảo hộ vẫn tính theo văn bằng gốc. Ngày cấp lại chỉ là ngày phát hành bản mới, không thay đổi ngày hết hạn hay kỳ gia hạn.
Đồng chủ sở hữu có cần phó bản không hay chỉ cần bản sao?
Bản sao có thể đủ cho nhiều việc hằng ngày. Phó bản có giá trị như văn bằng, giúp đồng chủ sở hữu tự chứng minh quyền khi người giữ văn bằng chính không hợp tác hoặc ở xa. Nếu quan hệ giữa các đồng chủ không thật chặt chẽ, nên xin phó bản.
Đơn vị đại diện cũ đang giữ bản gốc văn bằng thì làm sao lấy lại?
Bạn có quyền yêu cầu họ bàn giao bản gốc và hồ sơ liên quan. Nếu họ không còn hoạt động hoặc không hợp tác, có thể yêu cầu Cục cấp lại văn bằng với lý do bị mất, đồng thời làm giấy uỷ quyền cho đơn vị mới nếu cần.
Có thể vừa yêu cầu cấp lại vừa sửa tên chủ văn bằng không?
Có thể nộp song song hai yêu cầu. Nên trình bày rõ trong hồ sơ để văn bằng cấp lại mang thông tin đã sửa đổi, tránh nhận về một bản mới vẫn ghi thông tin cũ rồi phải làm thêm lần nữa.